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Diseño, Desarrollo e Implementación de RPA

 (Robotic Process Automation)


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Introducción

La inevitable realidad en el mundo de los negocios, es que está en constante evolución. El motor principal de estos cambios se puede encontrar en la continua búsqueda por adquirir una ventaja competitiva. La empresa que es capaz de proporcionar las soluciones mas eficientes a las necesidades de sus clientes, es la que se encontrará capturando el mercado.

La nueva era digital trae consigo un futuro en el cual las máquinas empiezan a aprender de los seres humanos; y a medida que estas se vuelvan mejor en su labor, su demanda y permeabilidad en el día a día de las empresas será más prevalente. Aunque esta tecnología aún se encuentra en una etapa de desarrollo, ya ha rendido sus primeros frutos mediante la Automatización Robótica de Procesos (RPA). Los robots en este caso no son físicos, sino una evolución del software, pero su objetivo es contundente con el resto de la ideología de esta revolución; permitiendo la automatización de porciones de procesos que no requieran del juicio humano. 

Marco Teórico


RPA

 Método de automatizar procesos principalmente transaccionales, basados en reglas específicas. En este caso, no hablamos de un robot físico como el que se instala en una línea de manufactura, sino nos referimos a un software que aprende de un usuario de negocio y lo asiste con tareas relativamente sencillas. Utiliza reglas lógicas pre-construidas para entregar resultados. Está conformado por macros con capacidad de realizar múltiples funciones a través de múltiples plataformas. 

 Es una herramienta flexible, construida de tal forma que permite adaptarse a los procesos actuales de cada empresa, funciona al interactuar e imitar a los seres humanos que ejecutan el proceso. Cuenta con las siguientes partes para llevar a cabo sus tareas: 
  • Un bot, que es un software que puede ejecutar tareas repetitivas. Se programa mediante un lenguaje de programación sencillo o bien, cuenta con una opción para grabar las acciones de un usuario, como lo son el copiar, pegar o realizar consultas a bases de datos, para luego ejecutarlas con base en un calendario establecido.

  • Cuenta con una interfaz de sistema el cual se integra a la interfaz gráfica de cada usuario facilitando la posibilidad de obtener retroalimentación rápida, sin comprometer la infraestructura de TI.

  • El cliente de RPA puede ser instalado en la computadora de cada usuario o en ambientes virtuales, lo cual permite flexibilidad para desplegar robots sobre los equipos (laptops, PC, Etc.) o en máquinas virtuales que generan un ahorro en costos de hardware.

  • Tiene software compatible con una diversa cantidad de plataformas. Por lo general RPA tiene los mismos accesos al sistema que un ser humano.

Con estas cuatro partes el sistema de RPA puede abrir correos con archivos adjuntos, conectarse a aplicaciones web, mover archivos y carpetas, copiar y pegar, llenar formatos, leer y escribir sobre bases de datos, seguir reglas y ejecutar decisiones con base en escenarios predeterminados, recolectar estadísticas de redes sociales, extraer datos estructurados de documentos, realizar cálculos, conectar interfaces de aplicaciones, recopilar información del internet, etc.


Procesos Susceptibles a Automatización 

Una plataforma de RPA tiene mayor impacto cuando se aplica a procesos con múltiples actividades transaccionales, procesos que tienen actividades comunes o que requieren coordinación de varias funciones. RPA afecta los roles donde la precisión en las tareas repetitivas es esencial; tal como contabilidad, cuentas por pagar y otros procesos financieros. Siendo este el caso, las plataformas de RPA rinden mayor provecho cuando se aplican a los siguientes tres tipos de procesos:

  • Procesos específicos: Son aquellos procesos transaccionales que forman parte de una función más grande dentro de la empresa, los cuales son sencillos y repetitivos.

  • Procesos multi-funcionales: Son procesos similares que se ejecutan a través de múltiples funciones en una organización.

  • Procesos Punta a Punta: Aquí se refiere a procesos completos que se llevan a cabo a través de múltiples áreas, como lo es el proceso de Compra a Pago. En este caso los bots son integrados dentro de todas las etapas del proceso y a través de múltiples funciones; lo cual permite la re-ingeniería de procesos utilizando componentes comunes y la coordinación de procesos punta a punta. 


ROLES DE RPA

Para poder implementar un RPA dentro de las funciones de negocio, las organizaciones deberán adaptar tanto su estructura tecnológica como su estructura humana. Deben modificar los roles actuales y adoptar e implementar nuevos. En términos de organización, es necesario contar con 5 actores que permitirán obtener los mejores resultados:

  1. Desarrolladores de procesos que indiquen las tareas que debe desarrollar el RPA 
  2. Un gestor de robots que asigne y monitoree tareas.
  3. El robot que es el software instalado en el ambiente de trabajo e interactúa directamente con las aplicaciones del negocio.
  4. Los usuarios son aquellos que resuelven las incidencias o situaciones que el robot escala.
  5. La aplicación o plataforma mediante la cual el robot interactúa con el usuario. 


VENTAJAS



DIFERENCIAS ENTRE RPA Y BPM



DESARROLLO


1. Descarga e Instalación de Software.



2. Creación de Nuevo Proyecto y propuesta de Modelo de Automatización.

  • Para la creacion de nuevos proyectos seleccionamos Archivo - Nueva Grabacion.

  • El primer ejemplo de automatizacion de procesos planteado es el inicio de sesion de la pagina web de la Universidad Politecnica Salesiana.

  • Una de las opciones disponibles es el manejo del raton.

  • Otra opcion disponible es la opcion web.


  • Otro ejemplo planteado de automatizacion es el inicio de sesion en una cuenta de correo.

  • El siguiente modelo de automatizacion de procesos es la copia de informacion entre dos archivos de excel.




RESULTADOS

Los resultados obtenidos de la simulacion realizada se presentan en el siguiente video:


https://youtu.be/YGWds6zr1Lc


CONCLUSIONES

Es necesario estar preparado para las nuevas tecnologías, la automatización cognitiva y la inteligencia artificial están a pocos años de ser parte de la vida cotidiana de los negocios. Estas en distintas medidas tendrán capacidades cognitivas similares a un humano y en el caso de la inteligencia artificial tendrá la capacidad de aprender, predecir y tener una mejora continua.

 Las organizaciones deberán modificar los roles actuales e implementar nuevos para que se adapten a las necesidades de las nuevas tecnologías.

La presente investigación y proyecto han permitido desarrollar conocimiento que permitirá aplicar lo aprendido en el ámbito educativo y el ámbito profesional.


REFERENCIAS

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